Rund 200.000 Menschen mit spanischer Staatsangehörigkeit leben in Deutschland, dazu kommen Hunderttausende aus Lateinamerika, etwa aus Kolumbien, Mexiko, Venezuela oder Argentinien. Früher oder später landen viele von ihnen mit spanischsprachigen Dokumenten auf einem deutschen Amt: beim Standesamt für die Hochzeit, bei der Ausländerbehörde, bei der Anerkennung eines Abschlusses oder bei der Geburt eines Kindes.
Die Frage ist dann fast immer dieselbe: Muss das übersetzt werden, und wenn ja, wie? Die Antwort hängt stark davon ab, woher die Urkunde stammt und in welchem Format sie ausgestellt wurde.
Der Sonderfall Spanien
Spanien und Deutschland sind beide Vertragsstaaten eines internationalen Abkommens der Internationalen Kommission für das Zivilstandswesen. Danach können Standesämter mehrsprachige Auszüge aus Personenstandsregistern ausstellen, die in den anderen Vertragsstaaten ohne Übersetzung und ohne Apostille anerkannt werden. In Spanien heißen diese Dokumente »certificación plurilengüe«.
Wer also eine spanische Geburts- oder Heiratsurkunde braucht, sollte zuerst prüfen, ob er beim Registro Civil einen mehrsprachigen Auszug bekommen kann. Das spart Zeit und Kosten. Viele Antragsteller wissen das nicht und lassen unnötig die normale spanische Urkunde übersetzen.
Wann trotzdem eine Übersetzung nötig ist
Mehrsprachige Auszüge decken nicht alles ab. Sie enthalten nur Grunddaten wie Namen, Datum und Ort. Randvermerke, etwa zu einer Scheidung, einer Namensänderung oder einer Vaterschaftsanerkennung, fehlen oft. Manche Standesämter verlangen deshalb zusätzlich die vollständige Urkunde, die »certificación literal«, und diese ist nur auf Spanisch erhältlich.
Auch Gerichtsurteile, notarielle Urkunden, Zeugnisse und Diplome gibt es nicht als mehrsprachiges Formular. Sie müssen in der Regel von einer in Deutschland vereidigten oder öffentlich bestellten Person übersetzt werden.
Urkunden aus Lateinamerika
Für Dokumente aus Mexiko, Kolumbien, Peru, Chile oder Argentinien gilt das Abkommen nicht. Hier ist der Weg meist länger. Zunächst muss die Urkunde im Herkunftsland mit einer Apostille versehen werden, sofern das Land Mitglied des Haager Apostille-Übereinkommens ist, was für die meisten lateinamerikanischen Staaten zutrifft. Das Auswärtige Amt informiert, welche Länder dazugehören und wo eine Legalisation nötig ist.
Anschließend folgt die Übersetzung ins Deutsche. Wichtig: Auch die Apostille selbst muss in der Regel mitübersetzt werden.
Die beglaubigte Übersetzung
Deutsche Behörden akzeptieren in den meisten Fällen nur beglaubigte Übersetzungen. Die Übersetzerin oder der Übersetzer bestätigt mit Stempel und Unterschrift, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist. Viele Anbieter arbeiten inzwischen digital: Man lädt einen Scan hoch, und die Übersetzung kommt per Post zurück. Eine beglaubigte Übersetzung online zu beauftragen, ist besonders praktisch, wenn man nicht in einer Großstadt wohnt oder schnell reagieren muss.
Die Geburtsurkunde
Die Geburtsurkunde wird bei fast allen wichtigen Verfahren verlangt: Eheschließung, Einbürgerung, Namensrecht, Beurkundung der Geburt eines Kindes. Wer die Geburtsurkunde übersetzen lassen Kosten im Blick behalten möchte, sollte vorher klären, ob das Amt eine aktuelle Urkunde verlangt. Manche Standesämter akzeptieren nur Dokumente, die nicht älter als sechs Monate sind.
Die Heiratsurkunde
Paare, die in Spanien oder Lateinamerika geheiratet haben und nun in Deutschland leben, müssen ihre Ehe häufig nachweisen, etwa für die Steuerklasse, die Krankenversicherung oder den Familiennachzug. Wer seine Heiratsurkunde übersetzen lassen muss, sollte darauf achten, dass auch Hinweise auf den Güterstand oder spätere Einträge vollständig übertragen werden.
Namen, Namen, Namen
Ein besonderes Thema bei spanischsprachigen Dokumenten sind die Nachnamen. In Spanien und Lateinamerika trägt man traditionell zwei Nachnamen, den ersten des Vaters und den ersten der Mutter. Deutsche Behörden kennen dieses System, doch in der Praxis entstehen oft Probleme, wenn in Pass, Aufenthaltstitel und Urkunden unterschiedliche Kombinationen stehen.
Eine gute Übersetzung übernimmt die Namen exakt wie im Original, mit allen Akzenten und Bindestrichen. Abweichungen sollten nicht in der Übersetzung „angepasst“ werden, sondern mit dem Amt geklärt werden.
Praktische Tipps
- Zuerst prüfen, ob ein mehrsprachiger Auszug möglich ist.
- Beim zuständigen Amt nachfragen, welche Dokumente in welcher Form verlangt werden.
- Bei Urkunden aus Lateinamerika die Apostille vor der Übersetzung einholen.
- Alle Dokumente gemeinsam übersetzen lassen, damit Namen einheitlich bleiben.
- Originale und Übersetzungen sorgfältig aufbewahren, sie werden oft mehrfach gebraucht.
Und in die andere Richtung?
Auch Deutsche, die nach Spanien ziehen oder dort heiraten, brauchen Übersetzungen. Spanische Behörden verlangen in der Regel eine »traducción jurada«, also eine Übersetzung durch einen vom spanischen Außenministerium ernannten vereidigten Übersetzer. Eine in Deutschland beglaubigte Übersetzung wird dort nicht immer akzeptiert. Hier lohnt es sich, vorher genau nachzufragen.
Zeugnisse und Berufsabschlüsse
Neben Personenstandsurkunden spielen Bildungsnachweise eine große Rolle. Pflegekräfte, Ärztinnen, Ingenieure und Lehrkräfte aus Spanien und Lateinamerika müssen ihre Abschlüsse für die Anerkennung vorlegen. Dabei werden häufig auch Fächerlisten mit Stundenzahl verlangt, die je nach Hochschule viele Seiten umfassen. Eine frühe Absprache mit der Anerkennungsstelle verhindert, dass Dokumente doppelt übersetzt werden.
Zeit einplanen
Viele Verfahren scheitern nicht an fehlenden Dokumenten, sondern an knappen Fristen. Wer eine Hochzeit plant, eine Einbürgerung beantragt oder den Familiennachzug vorbereitet, sollte die Beschaffung von Urkunden, Apostillen und Übersetzungen mehrere Monate im Voraus angehen. Gerade Auszüge aus lateinamerikanischen Registern können länger dauern, wenn sie per Post oder über ein Konsulat angefordert werden müssen.
Fazit
Spanische und lateinamerikanische Urkunden lassen sich in Deutschland problemlos verwenden, wenn man die Regeln kennt. Mehrsprachige Auszüge sparen oft die Übersetzung, während vollständige Urkunden, Urteile und Zeugnisse eine beglaubigte Übersetzung brauchen. Wer früh plant und einheitliche Unterlagen einreicht, erspart sich Rückfragen und Wartezeiten.
